HRIS (Human Resource Information System) atau yang juga dikenal sebagai HRMS (Human Resource Management Software) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia melalui sistem yang sudah terintegrasi.

Sebagai HR suatu perusahaan, Anda tentu pernah mendengar atau bahkan ditawari oleh vendor software HR untuk menggunakan software HRIS. Apakah ada perbedaan antara software HRIS dengan software payroll?

Sofware HRIS adalah rumah dari software payroll, dengan kata lain software payroll ini adalah bagian dari software HRIS. Pada dasarnya software payroll dirancang untuk memenuhi kebutuhan operational HR. Kebutuhan ini dapat berupa transaksi harian seperti perhitungan gaji, cuti, pph21, BPJS, hingga beberapa report operational. Sedangkan software HRIS selain dirancang untuk memenuhi kebutuhan operational, software HRIS juga dirancang untuk memenuhi kebutuhan manajemen, perencanaan dan informasi strategis HR. Kebutuhan ini dapat berupa rekap data karyawan, perekrutan, aktivitas karyawan, evaluasi kinerja karyawan, benefit, training karyawan, kehadiran, cuti, lembur hingga menyediakan laporan stategis.

Ada banyak jenis ragam/aplikasi dari HRIS ini. Salah satunya yaitu HRIS Devosa

Apa tujuan utama HRIS? Khususnya HRIS Devosa?

Tujuan utama HRIS Devosa adalah memudahkan pengguna untuk menyimpan data karyawan dan mengaksesnya dengan mudah kapanpun dibutuhkan. Tanpa menunggu lama, hanya perlu waktu beberapa detik data tersebut bisa di temukan. HRIS Devosa memungkinkan perusahaan untuk menangani beban kerja lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Kenapa Anda butuh HRIS Devosa?

·       Bisa meminimalisir waktu

·       Bisa meningkatkan produktivitas kinerja perusahaan, seperti memudahkan pendistribusian gaji

·       Bisa memonitor kinerja karyawan

Apa saja solusi yang di tawarkan oleh HRIS Devosa?

1.     Mengurangi human eror

Misalnya, menghitung gaji secara akurat, menyediakan laporan dan analisa dalam membantu perusahaan  untuk  mencapai  tujuan  strategis,  khususnya  di  bidang  sumber  daya manusia.

2.     Semua data karyawan terpusat / saling terintegrasi

Anda tidak perlu lagi meminta data dari cabang-cabang yang jauh, atau dari toko yang berbeda untuk membuat report konsolidasi. Data karyawan dapat diakses oleh pihak manajemen atau departemen HR dengan cepat.

Dengan HRIS, manajer HR dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HR juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa dilihat oleh karyawan, dan mana yang hanya boleh diakses oleh manajemen, karena HRIS Devosa juga dilengkapi dengan fitur employee self service (ESS).

Apa saja modul / fitur-fitur yang ada pada HRIS Devosa?

Sebelum Anda menggunakan software HRIS Devosa, penting bagi Anda untuk mengetahui fitur apa saja yang seharusnya Anda dapatkan, yang tentunya sesuai dengan kebutuhan perusahan Anda.

1.       Manajemen Karyawan

Modul ini merupakan bagian terpenting karena mencangkup data master karyawan. Data master tersebut berupa nama, jenis kelamin, alamat, kewarganegaraan, keluarga, pendidikan, pengalaman kerja, training, nilai psikotest, serta status karwayan.

2.       Manajemen Aktivitas

Di modul ini kita bisa memanajemen semua aktivitas karyawan. Mulai dari schedule, kehadiran, absensi, cuti, lembur. 

Dengan adanya fitur absensi online yang ada di HRIS Devosa, pencatatan jam kerja karyawan dan lembur dapat dilakukan secara otomatis dan terhindar dari kecurangan. Tidak hanya absensi dan lembur, fitur cuti online pada software HRIS  Devosa akan mempermudah perusahaan Anda dalam memproses persetujuan dan penolakan cuti karyawan. 

3.       Payroll

Mengerjakan seluruh hitungan dan memproses gaji atau payroll adalah pekerjaan administrasi yang rutin dilakukan setiap bulan sebagai seorang HR di perusahaan. Proses penghitungan gaji karyawan atau payroll harus dikerjakan dengan teliti tanpa adanya kesalahan, payroll itu sendiri dapat diartikan sebagai upah atau hak yang Anda bayarkan kepada karyawan rutin setiap bulannya. Pada perhitungan gaji, HR tidak hanya menghitung nominal dari gaji pokok, namun ada beberapa komponen pendukung seperti; tunjangan, uang makan, uang lembur, upah lembur, dan sebagainya yang perlu di hitung bersamaan. Anda tidak perlu khawatir, modul ini akan memudahkan Anda dalam meghitung payroll. Di dalam modul ini sudah terdapat perhitungan serta laporan penggajian, pinjaman karyawan, pph21 gross-up, perhitungan BPJS, lembur dan cuti.

4.     Laporan Grafik

Modul ini membuat berbagai laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian, lembur, analisis statistik karyawan dan lain-lain hanya dalam hitungan menit. Di modul ini, laporan dapat dibuat dalam beberapa format; diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.

5.       Benefit

Di modul ini terdapat medical reimbursment dan business trip. Modul ini  digunakan untuk mengatur pengambilan segala keputusan pada departemen HR. Modul ini khusus untuk membuat rencana terkait kompensasi dan tunjangan karyawan agar dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan.

6.     Evaluasi

Di modul ini terdapat evaluasi configurasi, goal setting, entry evaluasi, evaluasi approval, evaluasi list. Modul ini merupakan bagian yang mencangkup data terkait penilaian kinerja dan informasi terkait produktivitas karyawan. Modul ini menyimpan seluruh dokumentasi penilaian karyawn, sehingga dapat digunakan sebagai acuan bagi manajer  HR untuk mempromosikan, memindahkan departemen, atau memecat seorang karyawan.

7.     Career & Development

Di modul ini terdapat peringatan, penghargaan dan training. Modul ini dapat memudahkan HR dalam proses pelatihan karyawan. Tidak hanya karyawan baru, namun modul ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan kemampuan karyawan lama.

8.     Recruitment

Modul ini bisa memudahkan manajer HR ketika ingin merekrut karyawan baru. Mulai dari wawancara, evaluasi, nego gaji hingga menjadi karyawan kontrak dan menjadi karyawan tetap. Jika ada karyawan baru, Anda akan memasukkan datanya menggunakan modul ini. Atau jika Anda menggunakan aplikasi Devosa, Anda dapat meminta karyawan yang bersangkutan untuk memasukkan sendiri data dirinya. Berdasarkan data yang telah dimasukkan tersebut, Anda dapat menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan berdasarkan ketentuan perusahaan.

9.     Library

Di modul ini terdapat library entry, library data, library list, dan library type.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa HRIS merupakan sebuah perangkat lunak (software) untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia melalui sisitem yang sudah terintegrasi sehingga memudahkan kinerja manajer HR, baik dalam mengelola payroll, recruitment, aktivitas karyawan, dan lain-lain. Salah satu aplikasi dari software HRIS adalah HRIS Devosa. HRIS Devosa bisa menangani beban kerja yang lebih banyak dengan sumber daya manusia yang lebih sedikit. Adapun modul atau fitur-fitur dari HRIS Devosa ini yaitu manajemen karyawan, manajemen aktivitas, payroll, recruitment, benefit, career & development, laporan grafik, evaluasi, dan library. Di dalam HRIS Devosa, juga tersedia fitur employee self service (ESS) sehingga makin mempermudah kinerja manager HR.

Jika masih bingung dengan modul atau fitur-fitur HRIS Devosa apa saja yang Anda butuhkan. Jangan ragu untuk bertanya kepada penyedia solusi software HRIS yang tepat. Invosa Sytems memberikan konsultasi gratis bagi  Anda yang ingin mengimplementasikan HRIS Devosa pada bisnis Anda.